Verwaltung der Dateianhänge für den Emailversand

 

Mit Release 2024.100.11.20 können PDF Dateien als Dateianhänge an den automatischen* Versand von Lohnabrechnungen verwaltet werden. Dabei werden die entsprechenden Dokumente in die Cloud hochgeladen bei Versand der Lohnabrechnung von dort eingelesen.

 

* für den manuellen Versand via Outlook sind wir noch in der Entwicklung.

 

Die Verwaltung dieser Einträge befindet sich in der Lohnbuchhaltung, im Bereich "Extras"

 

 

 

 

Die Einträge werden zentral und für jeden Mandanten einzeln in dieser Maske verwaltet.

 

 

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf Dateien hinzufügen und suchen Sie alle Anhänge aus, welche Sie bereitstellen möchten.

Achten Sie darauf, dass Sie ausschliesslich PDF Dateien verwenden und das die gesamte Mail nicht grösser als 5 MB wird.

 

 

Anschliessend erfassen Sie für jeden einzelnen Eintrag das Gültigkeitsdatum (von wann bis wann sollen die Anhänge mitgesendet werden).

 

 

Achten Sie darauf, dass "Use With Auto" (Verwenden bei automatischen Versand) aktiviert ist. Der Versand mit manueller Auslösung ist noch nicht zur Verfügung.

Klicken Sie am Ende auf "Daten schreiben und hochladen". Hiermit werden die Steuerungsdaten gespeichert und die Dokumente in die Cloud hochgeladen, sodass der automatische Mailsversand diese wieder einlesen kann.

 

 

Wenn alles korrekt gelaufen ist, erhalten Sie für jeden einzelnen Eintrag eine DOC Uid, dies ist die Kennzeichnung des Dokumentes in der Cloud.

 

Für einen Test passen Sie bitte die Email Lohnabrechnung eines Mitarbeiters mit bestehender Lohnabrechnung an (verwenden Sie z.B. Ihre eigene) und lassen Sie dann eine Lohnabrechnung automatisch versenden. Kontrollieren Sie dann in Ihrem Posteingang, ob die Anhänge korrekt mitgeliefert wurden.

 

 

 

Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie unten auf das "-" Zeichen.

 

Verwenden Sie nicht das "+" Zeichen, um einen neuen Satz hinzuzufügen, dies wird einen Fehler generieren.