Öffnen Sie in der Lohnbuchhaltung die Funktion "Lohnausweise per Email versenden"
Wählen Sie das gewünschte Jahr (Default letztes Kalenderjahr) sowie den gewünschen Mandanten und lesen Sie die Liste der zu versendenden Lohnausweise ein.
Die Liste liefert Ihnen folgende Informationen
Sämtliche TMA welche im gewählten Jahr/Mandanten mindestens eine Lohnabrechnung erhalten haben und eine Email /Email für Lohnabrechnung erfasst haben
Den Versandstatus für den jeweiligen TMA und das gewählte Jahr (LA versendet am). Somit behalten Sie die Übersicht, welche Lohnausweise bereits versendet wurden.
Mit der Spalte 'Senden' steuern Sie, welche Lohnausweise versendet werden sollen. Dabei werden standardmässig alle noch nicht versendeten aktiviert. Sie können aber diese deaktivieren und auch bereits versendete wieder aktivieren.
Anschliessend haben Sie zwei Möglichkeiten für den Versand der Lohnausweise.
Versand via Outlook
Es öffnen sich nun für jede zu versendende Email ein Fenster in Outlook, welches Sie manuell bestätigen müssen.
Am Ende sollten Sie dann, wenn alles in Ordnung ist, den Verstandstatus sichern, damit die Information in die Datenbank zurückgeschrieben wird.
Direkter Mailversand
Kunden, bei welchen der automatische Versand von Lohnabrechnungen bereits eingerichtet ist, können die Lohnausweise im Hintergrund versenden lassen.
Wichtig: Anders als beim Versand von Lohnabrechnungen müssen Sie diese Maske offen lassen, bis alle Lohnausweise versendet wurden. Der Versandstatus wird automatisch geschrieben.
Einrichtungsarbeiten
Die Texte für die jeweiligen Mails müssen vom Support erfasst werden. Kunden, welche bereits Lohnabrechnungen im Hintergrund versenden, erhalten von uns die entsprechene Email automatisch generiert, spezifische Textwünsche melden Sie bitte dem Support.
Für den Hintergrundversand müssen die Daten für das zu verwendente Emailpostfach in der Applikation hinterlegt sein. Bitte melden sie sich bei Bedarf beim Support.
